Proses Pembentukan Data Baru pada MYOB Accounting

Pertemuan I

1. Dasar MYOB

MYOB kepanjangan dari Mind Your Own Business, program aplikasi sangat membantu kinerja bagian admnistrasi dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi di perusahaan. MYOB Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :

1. Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya.
2. Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.
3. Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.
4. Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.

Prosedur Sistem Kerja MYOB Accounting :
Dimulai dari Pembuatan Data Perusahaan
1. Entri Data Saldo Awal Periode Perusahaan
2. Entri Data Bukti Transaksi Perusahaan
3. Entri Data Penyesuaian (Akhir Periode) Perusahaan
4. Mencetak Laporan Keuangan dan Laporan lainnya.

Berikut penjelasan secara singkat prosedur sistem kerja MYOB Acconting :
Ad.1. Pembuatan Data Perusahaan (prosesnya akan dijelaskan dibawah ini)
Dimulai dari :
a. Identitas Perusahaan
b. Memasukkan Periode Akuntansi, Awal dan Akhir Tahun Pembukuan
c. Cara Pembuatan Bangan Akun Perusahaan
d. Folder Lokasi Penyimpanan Data Perusahaan
e. Membuat Data Akun baik secara Import dari data lain maupun proses satu persatu
f. Mengatur Proses Linked Account
g. Menghapus Akun yang tidak perlu jika ditemukan
h. Membuat Kode Pajak Perusahaan (PPN 10% dengan Linked ke PPN Keluaran & Masukan)
i. Membuat Nama Produk dan atau Persediaan Barang Perusahan (jika perusahaan dagang)
j. Membuat Nama Pelanggan Perusahan
k. Membuat Nama Pemasok Perusahaan

Ad. 2. Entri Data Saldo Awal Periode Perusahaan
Dimulai dari :
a. Pembentukan Saldo Awal Neraca Perusahaan
b. Pembentukan Saldo Awal Piutang Perusahaan
c. Pembentukan Saldo Awal Hutang Perusahaan
d. Pembentukan Saldo Awal Persediaan Perusahaan
(baik secara kuantitas maupun secara harga pokok)

Ad. 3. Entri Data Bukti Transaksi Perusahaan
Dimulai dari :
a. Proses Jurnal Pembelian
b. Proses Jurnal Penjualan
c. Proses Penerimaan Kas (dari sisi Piutang maupun selain dari Piutang)
d. Proses Pengeluaran Kas (dari sisi Hutang maupun selain dari Hutang)
e. Proses Pembentukan Jurnal Umum

Ad. 4. Entri Data Penyesuaian (Akhir Periode) Perusahaan
Dengan penerapan Modul Accounts - Record Journal Entry (akan dijelaskan pada pertemuan berikut)

Ad. 5. Mencetak Laporan Keuangan dan Laporan lainnya
Dengan penerapan Modul Accounts - Reports (akan dijelaskan pada pertemuan berikut)

MYOB ini berjalan dibawah sistem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP, 7 dan lain-lain. Setelah di install di komputer kamu, maka jalankan software aplikasi MYOB tersebut maka akan tampil gambar sebagai berikut.

Penjelasan dari gambar diatas sebagai berikut :
1. Open berfungsi untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya.
2. Create digunakan untuk merancang file yang baru.
3. Explore digunakan untuk membuat file dengan menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh program.
4. What’s New untuk melihat atau mencari informasi yang baru seputar program Myob
5. Exit berguna untuk keluar dari Program Myob.


2. Setting Awal Myob Pembentukan Data Perusahaan Baru

Pada awal kita buka program MYOB Accounting (dalam hal ini kita gunakan Versi 18), maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.

2. Klik Nextsaja, karena itu adalah informasi awal program MYOB.
3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, atau dapat juga hanya diisi nama perusahaan dan alamat perusahaan, lalu klik Next.

4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2009 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.
5. Maka akan tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.

6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.
Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program Myob
Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain
Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.
Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 2 (untuk mengimport data akun dari Excel) lalu klik Next.

7. Kemudian lakukan tempat/lokasi penyimpanan data anda dengan mengklik Change, utamakan disimpan di drive Local Data(D) dengan Folder baru.

Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.
9. Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center.

10.Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :

Demikian settingan awal dalam membuat file data perusahaan baru pada MYOB.
Sangat mudahkan ... untuk pertemuan kedua akan ditampilkan pada pertemuan berikutnya.

"Dengan banyak belajar dan latihan maka kamu akan menguasai ilmu tersebut dengan sempurna".
Semoga berhasil!